Převedli jsme správu 1,2 milionu tiskových stran dokumentů do rukou klienta

Klientská korespondence je pro společnost typu Home Credit jedním ze zásadních pilířů komunikace se zákazníky. Je proto klíčové, aby její tvorba byla plně pod kontrolou zadavatele a její vizuální kvalita a srozumitelnost na vysoké úrovni.

Na počátku panovala z pohledu Home Creditu poněkud složitější situace. Data se zpracovávala u externích dodavatelů tisku a každý z nich je zpracovával ve vlastním samostatném řešení.

Bylo-li třeba provést libovolné změny v tisknutých dokumentech, ­neobešlo se to bez nutnosti znovu oslovit konkrétního externího dodavatele ­zakázky, tam změnu zanést a pak teprve nechat ­dokumenty vytisknout. Nevýhod­ tento stav ale skrýval více, než jen časové prodlevy způsobené zprostředkovávaným ­způsobem komunikace. Zadavatel neměl ­ve vlastní správě tiskové šablony, a byl tedy ­v případě potřeby změny dodavatele tisku ­nucen nechat naprogramovat šablony znovu.­

Dodavatelé tak měli spolu se šablonami­ na sebe navázané konkrétní tiskové objemy. ­K dovršení všeho produkce tisků probíhala­ převážně na černobílých tiskárnách, což ­značně svazovalo ruce marketingu.­

Mise

Před analytikem a projektovým manažerem ­Danem Dubským a systémovým vývojářem Jaromírem Duškem z Copy General Onsite ­Services (dále jen CGOS) stál úkol vytvořit ­pro zadavatele centrální a jednotný systém­ pro generování klientské korespondence­ hned pro dvě země – Českou republiku­ a Slovensko.­

Cílem bylo dostat vývoj šablon výpisů od ­externích dodavatelů tisku pod správu interních­ lidí z Home Creditu a současné výpisy ­kompletně předělat do nového plnobarevného­ vzhledu umožňujícího do nich ­efektivně integrovat marketingovou komunikaci. ­Od systému zadavatel očekával, že ­bude zvládat vysokou zátěž a obsluhovat ­veškeré výpisy z účtů klientů. Samozřejmě ­automatizovaně.­

Řešení

Na základě požadavků zadavatele vyhodnotil­ náš analytik současný stav, určil klíčové parametry nové služby a specifikoval požadavky ­na systém generující dokumenty.­ CGOS následně provedl dvoufázovou implementaci ­na míru navrženého řešení.­ Převedl původní produkci na současný systém,­ který v novém módu předává hotové­ tiskové soubory ke zpracování dodavatelům ­tisku.­

Celý projekt od posouzení stavu do předání­ funkčního systému trval čtyři měsíce. Naši­ vývojáři připravili desítky šablon – 16 dynamických ­šablon výpisů a 70 šablon dynamických­ marketingových příloh. Z pohledu­ objemu systém nyní zpracovává přibližně­ 1,2 milionu tiskových stran měsíčně. Podklady ­pro klientskou korespondenci jsou ­nyní dodávány v plné barvě pro zpracování­ na laserových a inkoustových velkoobjemových tiskových zařízeních.­

Výsledek

Zadavateli nový systém od CGOS přináší­ možnost bez zprostředkování třetí stranou­ efektivně zpracovávat změny v šablonách ­dokumentů. Místo neatraktivní černobílé­ informační korespondence se využívá­ moderních a marketingově ­zajímavějších ­plnobarevných­ formátů. Se správou dokumentů ve vlastních rukách teď také Home Credit­ může flexibilně volit poskytovatele tiskových ­služeb. A pro všechny nečekané případy­ je mu k dispozici silný expertní tým­ CGOS.­

Mezi přidružené synergické efekty nového­ řešení patří například úspora na poštovném ­díky možnosti využívání alternativních distributorů ­a v neposlední řadě kontinuální­ úspory při marketingových aktivitách. Ty­ přinesla možnost marketingově oslovit­ klienty přímo v běžné klientské korespondenci ­(výpisech) místo nutnosti speciálně­ zasílat marketingové kampaně.

Do budoucna plánuje zadavatel ve spolupráci ­s CGOS rozšíření systému s cílem­ převést tiskové objemy na elektronickou­ distribuci, a tím uspořit za tisky a poštovné. ­Tímto krokem bude moci Home Credit zároveň ­vyhovět té části klientské základny,­ která preferuje elektronickou komunikaci.­

Petr Fučík
ředitel divize Data