Při pořádání akcí musíte myslet na spoustu detailů, aby vše vyšlo přesně podle vašeho plánu. Dny před událostí nespíte, pořádně nejíte a jen jedete podle předem naplánovaného harmonogramu příprav a přemýšlíte, jestli jste na něco nezapomněli.
Pořádáte tiskovou konferenci, seminář, nebo teambuildingové setkání? Přestože je každá akce jiná, sestavili jsme pro vás 10 bodů, které mají společné, a na které musíte při pořádání akcí myslet, aby dopadly na jedničku:
Kde a kdy se událost uskuteční, by mělo být při jejím pořádání jedním z vašich prvních rozhodnutí. Při stanovování termínu akce je nutné si ponechat skutečně dostatek času na přípravu. Pokud si můžete termín konání zvolit a není pevně stanoven třeba datem založení vaší firmy, naplánujte ho na dobu, která se nekryje s jinou důležitou událostí nebo prázdninami.
Akci uspořádejte ve vhodných prostorech podle zaměření akce a počtu pozvaných osob. Teambuildingovou akci můžete uspořádat ve vinném sklípku i na golfovém hřišti. Pro akce na úrovni je zapotřebí reprezentativní zázemí, například mezinárodního kongresového hotelu nebo zámku. Lokace musí tematicky podtrhnout sdělení akce i program.
Pozor! Rozhodně není profesionální datum nebo místo měnit, zejména po rozeslání pozvánek.
Velmi důležité je si také stanovit rozpočet. Nezapomeňte do něj započítat pronájem prostor, náklady za program a catering, ale i za tisk pozvánek. Určete celkové výdaje nejen na samotnou realizaci, ale i na fázi přípravy a případné aktivity po skončení akce.
Kdo bude vaší cílovou skupinou a kolik hostů pozvete? Pořádáte snídani pro několik vybraných novinářů, nebo velkou mezinárodní konferenci?
U každé akce musíte mít předem stanoveno, co chcete pozvaným hostům sdělit. Proto ji také pořádáte! Tematický program by měl splnit jejich očekávání a nabídnout i přidanou hodnotu, která je mile překvapí. Připravte si pro program detailní harmonogram a načasujte, co v kterém čase bude hosty čekat.
Nezapomeňte své hosty také pozvat. Ideální je rozeslat osobně pozvánky emailem nebo dopisem, tedy s konkrétním oslovením, žádné hromadné rozesílání. A před akcí ještě každému z nich zavolejte. Budou tak mít pocit, že o jejich účast vážně stojíte.
Pozvánka by měla hosty navnadit, aby měli zájem přijít. Zmiňte známá jména, odborníky a profesionály v dané problematice a lákavé body programu.
Pokud pořádáte veřejnou akci, dejte si záležet na propagaci v médiích nebo na plakátech v místě konání, aby se o ní dozvědělo široké okolí.
Zorganizujete si celou akci sami, nebo si na pomoc přizvete profesionální agenturu? Možná budete potřebovat hostesky, servírky, kapelu nebo moderátory. Stanovte si všechny profese, které budete potřebovat. Obvykle se doporučuje uspořádat výběrové řízení, do kterého pozvete alespoň pět firem.
Pro zdokumentování akce oslovte profesionálního fotografa nebo kameramana, na kterého je spolehnutí a vytvoří reprezentativní fotografie nebo video.
Za cateringem se vedle dobrého jídla a pití skrývá také prostření stolů a pozorná obsluha. Je důležité propočítat občerstvení na počet osob, aby se nestalo, že by hosté hladověli, nebo aby spousta jídla zbytečně zbyla. Hosty je také vhodné uvítat welcome drinkem.
Budete potřebovat mikrofon, počítač, kabely, projektor a plátno? Ověřte si, jestli je technika k dispozici v místě konání. Mnohé se vám tím usnadní. Při akci pro více hostů se bez ozvučení neobejdete.
Před samotným začátkem je zapotřebí vše připravit a zkontrolovat. Odškrtávejte předem nachystaný seznam. Přivítejte hosty a celou dobu se jim věnujte. Sledujte, jestli někomu něco nechybí a jestli vše běží podle scénáře. Po skončení akce hostům poděkujte, určitě je potěší drobný dárek.
Sledujte reakce hostů přímo na akci a promluvte si s nimi, jak se jim událost líbila. Díky zpětné vazbě získáte informace, na co si dát při organizování další akce pozor a co vylepšit. Hostům můžete také po akci zavolat a osobně se jich zeptat, jestli bylo vše v pořádku.
Nepřidělávejte si zbytečně vrásky a neužeňte si vředy. Nabízíme jistotu pro pořadatele akcí. Ať se stane cokoliv nepředvídaného, zachráníme vás!
V Copy General máme k dispozici fotobanku, grafiky, zkušenosti i nápady, takže připravíme vše potřebné a dodržíme vaše šibeniční termíny. Náš zkušený tým vám poradí s přípravou venkovní akce, navrhne produkty, které také vyrobí a doručí po celé České republice. Svěřit nám můžete tiskoviny jako samolepky, letáky, plakáty, bannery, fotostěny, nebo celá eventová řešení.
Objednejte vše, co vaše akce potřebuje. Osobně nebo on-line, ve dne i v noci!
